woensdag, februari 25, 2015

De digitale administratie op jouw pc of in the cloud


Sinds een jaar probeer ik mijn administratie te digitaal stroomlijnen en dat valt niet mee. Sommige papieren zijn alleen nog op papier en andere dingen digitaal.
Ik ben op sommige gebieden nogal graag van jaren terug zien, zoals daar zijn

- energie nota's
- hoogheemraadschap en gemeentelijke belastingen
- mijn salarisstroken van jaren oud
- facturen van onderhoud

Zo bewaar ik nog steeds met een beetje weemoed de factuur van een man die mijn vroegere wasmachine kwam repareren in de avonduren. Hij was slecht ter been en hij had een jongere hulp die het werk voor hem uitvoerde.
Deze ZZP-er heeft dit bedrijf niet meer, maar dan zie ik deze factuur en blijft hij toch maar weer in de facturen ordner


Nu probeer ik de facturen te digitaliseren sinds 2014. Sinds begin vorig jaar ben ik in het bezit van een zwart-wit laser all-in-one Brother DC1510 met snoer, die ik vorig jaar voor 100 euro kocht en nu al weer 5 euro voordeliger is.
Scannen doet de Brother wel in kleur.


Grote tijd dus om voor eens en voor altijd digitaal te gaan.




In het begin vergat ik wel eens een factuur te scannen. De all-in-one staat op de grond op een plek waar die niet opvalt. Als ik wil scannen moet ik hem uit de hoek  halen en hij is niet zo handig als de grote all-in-one op mijn werk, vroeger.  Maar nu na een jaar begin ik er aan te wennen, ook aan het op de hurken zakken om de Brother te bedienen.

Het bewaren van facturen voor een particulier met ambities is omslachtiger dan die voor een groot bedrijf. Een groot bedrijf heeft betere apparatuur om te zoeken op tekst in de gescande facturen.
Ik bewaar de facturen op meerdere plekken:
-per ondernemer
-per jaar
-per soort klussen.



Ik maak eens per half jaar een back up van de gehele pc op de harde schijf van mijn vorige pc in een mooi doosje .
Tot op heden heb ik de facturen als bestand gescand. Niet handig omdat het onmogelijk is om te zoeken op tekst in het grote geheel van de pc. Maar het begin is er en wie weet wat er nog uitgevonden wordt voor de particulier om dit beter na te zoeken. Misschien is het er al, maar nog niet in mijn bezit.
De pc die ik heb laten bouwen is super snel en is gemaakt van goede materialen.

Ooit ga ik mijn foto albums nog eens scannen. Ooit...



6 opmerkingen:

  1. Qua bestanden heb ik alles in de cloud staan, dit gaat 100% automatisch. Ooit ben ik door een computercrash heel veel belangrijke info (voor die tijd) kwijt geraakt, dus aan die steen stoot dit ezeltje zich niet meer.

    Facturen bewaar ik niet digitaal maar in een ordner, don't ask me why, wellicht moet ik toch nog maar eens een keer de boel gaan inscannen.

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Ik scan mijn administratie allemaal in, maar ik ben wel verhuisd van de cloud naar een lokale documentatieopslagprogramma.

    Ik vond het niet zo'n fijne gedachte dat mijn complete administratie in Evernote zit. Er hoeft maar 1 beveiligingsfout te zijn...

    In het lokale documentatieopslag (Devon Think trouwens) kan ik ook zoeken. Met crashes maak ik me ook geen zorgen, want mijn backups zijn wel automatisch geregeld. Deze worden wel (automatisch met encryptie) in de cloud gegooid.


    Als je echt een digitaal administratie wilt leiden en je wilt in bulk veel scannen, dan is een echte documentscanner toch wel veel handiger dan een standaard scanner. Een documentscanner (zoals de scansnap) is namelijk veel sneller en
    archiveert de bestanden automatisch.

    BeantwoordenVerwijderen
  3. @benopweg, dank vooor het advies. Idd. In the cloud is niet altijd gezegd dat dat bedrijf jaren blijft, en/of hoe het met de,privacy is geregeld.
    Met Devon Think is het mogelijk te zoeken in .pdf bestandn? Biedt mogelijkheden.

    BeantwoordenVerwijderen
  4. Als je een backup op een externe harde schijf maakt, zou ik het zeker vaker doen dan een keer per half jaar. Ik doe het zeker elke week. JBR

    BeantwoordenVerwijderen
  5. Sindskorten kunnen we ook thuiswerken in de cloud , dus gebruik het voor werk en prive inderdaad ook voor back-up.. wel even inscannen tevoren, maar het ruimt goed op!

    BeantwoordenVerwijderen